1. Ст 325 ТК РФ предусматривает компенсацию расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно для работников организаций, финансируемых из федерального бюджета, расположенных в районах Крайнего Севера и в приравненных местностях, и членов их семей.
2. Правила компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно для лиц, работающих в организациях, финансируемых из федерального бюджета, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, и членов их семей утверждены Постановлением Правительства РФ от 12 июня 2008 г. N 455 (СЗ РФ. 2008. N 25. Ст. 2986). Согласно п. 2 указанных Правил работникам организаций и членам их семей один раз в 2 года производится компенсация за счет бюджетных ассигнований федерального бюджета расходов на оплату стоимости проезда в пределах территории Российской Федерации к месту использования ежегодного оплачиваемого отпуска работника и обратно любым видом транспорта (за исключением такси), в т.ч. личным, а также провоза багажа весом до 30 кг.
3. К членам семьи работника организации, имеющим право на компенсацию расходов, относятся неработающие муж (жена), несовершеннолетние дети (в т.ч. усыновленные), фактически проживающие с работником. Оплата стоимости проезда и провоза багажа членам семьи работника организации производится при условии их выезда к месту использования отпуска работника (в один населенный пункт по существующему административно-территориальному делению) и возвращения (как вместе с работником, так и отдельно от него) в период нахождения работника в отпуске (п. 3 Правил).
4. Право на компенсацию расходов за первый и второй годы работы возникает у работника организации одновременно с правом на получение ежегодного оплачиваемого отпуска за первый год работы (п. 4 Правил). Следует иметь в виду, что, согласно ст. 122 ТК, право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении 6 месяцев его непрерывной работы у данного работодателя.
В дальнейшем у работника организации возникает право на компенсацию расходов за третий и четвертый годы непрерывной работы в данной организации - начиная с третьего года работы, за пятый и шестой годы - начиная с пятого года работы и т.д. Право на оплату стоимости проезда и провоза багажа у членов семьи работника организации возникает одновременно с возникновением такого права у работника организации (п. 4 Правил).
5. Компенсация расходов является целевой выплатой. Средства, выплачиваемые в качестве компенсации расходов, не суммируются в случае, если работник и члены его семьи своевременно не воспользовались своим правом на компенсацию. При этом причина, по которой работник не реализовал свое право на компенсацию указанных расходов, значения не имеет (п. 4 Правил).
6. Расходы, подлежащие компенсации, включают в себя:
а) оплату стоимости проезда к месту использования отпуска работника организации и обратно к месту постоянного жительства - в размере фактических расходов, подтвержденных проездными документами (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов, предоставление в поездах постельных принадлежностей), но не выше стоимости проезда:
- железнодорожным транспортом - в купейном вагоне скорого фирменного поезда;
- водным транспортом - в каюте V группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте II категории речного судна всех линий сообщения, в каюте I категории судна паромной переправы;
- воздушным транспортом - в салоне экономического класса;
- автомобильным транспортом - в автомобильном транспорте общего пользования (кроме такси), при его отсутствии - в автобусах с мягкими откидными сиденьями;
- б) оплату стоимости проезда автомобильным транспортом общего пользования (кроме такси) к железнодорожной станции, пристани, аэропорту и автовокзалу при наличии документов (билетов), подтверждающих расходы;
- в) оплату стоимости провоза багажа весом не более 30 кг на работника и 30 кг на каждого члена семьи независимо от количества багажа, разрешенного для бесплатного провоза по билету на тот вид транспорта, которым следует работник и члены его семьи, в размере документально подтвержденных расходов (п. 5 Правил).
7. Применяя ст 325 ТК РФ следует учитывать, что в случае если представленные работником организации документы подтверждают произведенные расходы на проезд по более высокой категории проезда, чем установлено п. 5 указанных Правил, компенсация расходов производится на основании справки о стоимости проезда в соответствии с установленной категорией проезда, выданной работнику (членам его семьи) соответствующей транспортной организацией, осуществляющей перевозку, или ее уполномоченным агентом на дату приобретения билета. Расходы на получение указанной справки компенсации не подлежат (п. 6 Правил).
8. При отсутствии проездных документов компенсация расходов производится при документальном подтверждении пребывания работника организации и членов его семьи в месте использования отпуска (при наличии документов, подтверждающих пребывание в гостинице, санатории, доме отдыха, пансионате, кемпинге, на туристической базе, а также в ином подобном учреждении или удостоверяющих регистрацию по месту пребывания) на основании справки транспортной организации о стоимости проезда по кратчайшему маршруту следования к месту использования отпуска и обратно в размере минимальной стоимости проезда:
- а) при наличии железнодорожного сообщения - по тарифу плацкартного вагона пассажирского поезда;
- б) при наличии только воздушного сообщения - по тарифу на перевозку воздушным транспортом в салоне экономического класса;
- в) при наличии только морского или речного сообщения - по тарифу каюты X группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, каюты III категории речного судна всех линий сообщения;
- г) при наличии только автомобильного сообщения - по тарифу автобуса общего типа (п. 7 Правил).
9. Компенсация расходов при проезде работника организации и членов его семьи к месту использования отпуска и обратно личным транспортом производится при документальном подтверждении пребывания работника и членов его семьи в месте использования отпуска в размере фактически произведенных расходов на оплату стоимости израсходованного топлива, подтвержденных чеками автозаправочных станций, но не выше стоимости проезда, рассчитанной на основе норм расхода топлива, установленных для соответствующего транспортного средства, и исходя из кратчайшего маршрута следования (п. 8 Правил).
10. В случае если работник организации проводит отпуск в нескольких местах, то компенсируется стоимость проезда только к одному из этих мест (по выбору работника), а также стоимость обратного проезда от того же места к месту постоянного жительства по фактическим расходам (при условии проезда по кратчайшему маршруту следования) или на основании справки о стоимости проезда в соответствии с установленными п. 5 указанных Правил категориями проезда, выданной транспортной организацией, но не более фактически произведенных расходов (п. 9 Правил).
11. В случае использования работником организации отпуска за пределами Российской Федерации, в т.ч. по туристической путевке, производится компенсация расходов по проезду железнодорожным, воздушным, морским, речным, автомобильным транспортом до ближайших к месту пересечения границы Российской Федерации железнодорожной станции, аэропорта, морского (речного) порта, автостанции с учетом требований, установленных указанными Правилами.
При этом основанием для компенсации расходов кроме перевозочных документов является копия заграничного паспорта (при предъявлении оригинала) с отметкой органа пограничного контроля (пункта пропуска) о месте пересечения Государственной границы Российской Федерации.
В случае поездки за пределы Российской Федерации воздушным транспортом без посадки в ближайшем к месту пересечения Государственной границы Российской Федерации аэропорту работником организации представляется справка о стоимости перевозки по территории Российской Федерации, включенной в стоимость перевозочного документа (билета), выданная транспортной организацией (п. 10 Правил).
12. Письменное заявление о компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно представляется работником организации не позднее чем за 2 недели до начала отпуска. В заявлении указываются:
- а) фамилия, имя, отчество членов семьи работника, имеющих право на компенсацию расходов, с приложением копий документов, подтверждающих степень родства (свидетельства о заключении брака, о рождении, об усыновлении (удочерении), об установлении отцовства или о перемене фамилии), справки о совместном проживании, копии трудовой книжки неработающего члена семьи;
- б) даты рождения несовершеннолетних детей работника;
- в) место использования отпуска работника и членов его семьи;
- г) виды транспортных средств, которыми предполагается воспользоваться;
- д) маршрут следования;
- е) примерная стоимость проезда (п. 11 Правил).
13. Компенсация расходов производится организацией исходя из примерной стоимости проезда на основании представленного работником организации заявления не позднее чем за 3 рабочих дня до отъезда работника в отпуск. Для окончательного расчета работник организации обязан в течение 3 рабочих дней с даты выхода на работу из отпуска представить отчет о произведенных расходах с приложением подлинников проездных и перевозочных документов (билетов, багажных квитанций, других транспортных документов), подтверждающих расходы работника организации и членов его семьи. В случаях, предусмотренных указанными Правилами, работником организации представляется справка о стоимости проезда, выданная транспортной организацией (п. 12 Правил).
14. Работник организации обязан полностью вернуть средства, выплаченные ему в качестве предварительной компенсации расходов, в случае, если он не воспользовался ими в целях проезда к месту использования отпуска и обратно (п. 12 Правил).
15. Указанные Правила не применяются к категориям работников и членам их семей, для которых в соответствии с законодательством РФ предусмотрены иные размеры и условия возмещения расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно за счет средств федерального бюджета (п. 14 Правил).
16. Органы государственной власти субъектов РФ и органы местного самоуправления вправе, в соответствии с ч. 8 статьи 325 ТК РФ, самостоятельно определять размер, условия и порядок компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно для работников организаций, финансируемых из региональных и местных бюджетов. В отдельных субъектах РФ и в некоторых муниципальных образованиях предусмотрены несколько иные условия и порядок компенсации указанных расходов, по сравнению с соответствующими условиями и порядком, предусмотренными для работников организаций, финансируемых из федерального бюджета. Например, в соответствии со ст. 7 Закона Республики Бурятия от 9 октября 2007 г. N 2526-III "О гарантиях и компенсациях для лиц, работающих в организациях, финансируемых из республиканского бюджета и расположенных в приравненных к районам Крайнего Севера местностях Республики Бурятия" (Собрание законодательства Республики Бурятия. 2007. N 10 - 11) право на компенсацию расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно у работников организаций, финансируемых из республиканского бюджета, возникает не одновременно с правом на получение ежегодного оплачиваемого отпуска за первый год работы, а только по истечении 12 месяцев работы в данной организации. Согласно п. 1 решения Архангельского городского Совета депутатов от 30 ноября 2004 г. N 347 "О гарантиях и компенсациях для лиц, работающих в организациях города Архангельска как местности, приравненной к районам Крайнего Севера, и финансируемых из городского бюджета" (Ведомости Архангельского городского Совета депутатов. 2004. N 46) право на оплачиваемый один раз в 2 года за счет средств работодателя проезд к месту использования отпуска в пределах территории Российской Федерации и обратно, а также на оплату стоимости провоза багажа весом до 30 кг предоставлено лицам, работающим в организациях г. Архангельска. Работодатели также оплачивают один раз в 2 года стоимость проезда несовершеннолетних детей работника к месту их отдыха (лечения) и обратно.
17. Размер, условия и порядок компенсации расходов, предусмотренных ст 325 ТК РФ, у работодателей, не относящихся к бюджетной сфере, устанавливаются коллективными договорами, локальными нормативными актами, принимаемыми с учетом мнения выборных органов первичных профсоюзных организаций, а также индивидуальными трудовыми договорами.
Работодатель нередко оплачивает работникам стоимость проезда к месту работы и обратно или организует такой проезд. Также возможна оплата проезда в рамках непосредственного выполнения работниками трудовых обязанностей. Перед бухгалтером в этих случаях возникает вопрос: нужно ли начислять на эти суммы страховые взносы? Чтобы ответить на этот вопрос, мы выбрали наиболее распространенные ситуации, связанные с оплатой проезда, после чего изучили свежие разъяснения контролирующих органов и судебную практику по этому вопросу.
Когда страховые взносы на оплату проезда можно не начислять
Оплата проезда к месту работы
Участвовать в доставке сотрудников к месту работы и обратно работодатель может разными способами, например:
- организовать доставку работников на своем транспорте или привлечь для этого транспортную компанию;
- выплачивать работникам денежную компенсацию на оплату проезда.
Доставка транспортом
Ситуация. Работодатель заключил договор с транспортной компанией, которая в установленное время доставляет любого работника от метро до офиса (и обратно) на автобусе. Учет работников, воспользовавшихся автобусом, не ведется.
Решение. Страховыми взносами облагаются выплаты и вознаграждения, которые работодатель начисляет пользу сотрудников в рамках трудовых отношений (ч. 1 ст. 7 Федерального закона от 24.07.09 № 212-ФЗ). При определении расчетной базы по страховым взносам должны учитываться выплаты как в денежной, так и в натуральной форме. Натуральные выплаты в виде товаров, работ и услуг принимаются как стоимость этих товаров (работ, услуг) (ч. 6 ст. 8 Закона № 212-ФЗ). Это значит, что стоимость доставки, в принципе, может расцениваться как вознаграждение в пользу работников в натуральной форме (несмотря на то, что сами работники денежных средств не получают).
Однако автобусом может воспользоваться каждый работник. Это значит, что оплата проезда осуществляется безотносительно к вкладу сотрудников в работу организации и результаты этой работы. При таких обстоятельствах объекта обложения взносами, по мнению судей, не возникает (Определение ВАС РФ от 10.01.13 № ВАС-17525/12).
Более того, если персонифицированный учет работников, которые воспользовались автобусом, не ведется, то и определить базу для расчета страховых взносов по каждому работнику нельзя. Поэтому страховые взносы можно не начислять (см., например, постановление ФАС Северо-Западного округа от 18.01.13 по делу № А26-2680/2012).
Заметим, что страховые взносы в отличие от НДФЛ не начисляются вне зависимости от того, есть ли у работников возможность добираться до офиса общественным транспортом или нет. То, как наличие общественного транспорта влияет на начисление взносов и НДФЛ, покажем в таблице.
Компенсация стоимости проезда
Ситуация. Организация расположена в Москве. Коллективным договором предусмотрено, что работникам из других городов полагается ежемесячная денежная компенсация стоимости проезда до Москвы и обратно.
Решение. Перечень сумм, не облагаемых страховыми взносами, содержится в статье 9 Закона № 212-ФЗ. Компенсация стоимости проезда от места жительства до места работы и обратно в этом перечне отсутствует. Поэтому данные выплаты облагаются страховыми взносами. Такие разъяснения недавно были приведены в письме Минтруда России от 13.05.14 № 17-4/ООГ-367.
Очевидно, что многие страхователи могут не согласиться с таким подходом, заявив, что компенсация проезда элементом оплаты труда не является. Однако на этот счет официальные органы возражают: взносами облагаются все выплаты, производимые работодателем в пользу работников в силу наличия трудовых отношений между ними, а не только выплаты, которые являются непосредственно оплатой за труд (письмо Минтруда России от 17.04.14 № 17-4/В-158).
Ситуация. Работник добирается до офиса (и обратно) на собственном автомобиле. Работодатель ежемесячно выплачивает ему денежную компенсацию, покрывающую расходы на бензин. Помимо этого у собственника бизнес-центра арендуется парковочное место для работника. Работа получающего компенсацию сотрудника не является разъездной.
Решение . Компенсация стоимости проезда от места жительства до места работы и обратно в статье 9 Закона № 212-ФЗ не названа, поэтому облагается страховыми взносами (письмо Минтруда России от 13.05.14 № 17-4/ООГ-367). Следовательно, страховые взносы на компенсацию стоимости бензина лучше начислить.
Оплата стоимости парковки личного транспорта работника в статье 9 Закона № 212-ФЗ тоже не указана, поэтому данные суммы облагаются страховыми взносами (письмо Минтруда России от 17.04.14 № 17–4/В-158). На наш взгляд, такая позиция небесспорна. Дело в том, что в силу части 1 статьи 7 Закона № 212-ФЗ выплаты и вознаграждения должны производиться именно в пользу работника (ч. 1 ст. 7 Закона № 212-ФЗ). В данном же случае оплата парковки направляется собственнику бизнес-центра. Поэтому объекта обложения взносами, на наш взгляд, не возникает. В арбитражной практике есть судебные решения, которые подтверждают: если плата за услуги производится по безналичному расчету между двумя юридическими лицами в рамках гражданско-правовых отношений, то стоимость оплаченных услуг в базу для начисления страховых взносов не включается (см., например, постановление ФАС Уральского округа от 19.11.2013 № Ф09-10055/13).
Оплата рабочих поездок
Компенсации курьеру
Ситуация. У работника разъездной характер работы (курьер). Работодатель ежемесячно компенсирует ему стоимость проездных билетов на общественный транспорт (это прописано в коллективном договоре).
Решение. Сотрудникам с разъездным характером работы должны возмещаться затраты, связанные со служебными поездками, в том числе расходы на проезд (ст. 168.1 ТК РФ). Страховыми взносами не облагаются все виды установленных законодательством РФ компенсационных выплат (в пределах норм, определенных в соответствии с законодательством РФ), которые связаны с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей (пп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона № 212-ФЗ). Поэтому компенсация стоимости проездного билета, предусмотренная коллективным договором, освобождается от обложения страховыми взносами. Контролирующие органы с таким подходом не спорят (письмо Минздравсоцразвития России от 27.02.10 № 406-19). Добавим, что компенсация должна возмещать фактически понесенные курьером затраты. Если ежемесячно компенсировать фиксированную сумму, возможны споры с проверяющими (см. постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 01.11.2013 № А45-29823/2012).
Отметим, что в законодательстве РФ прямо не сказано, какая именно работа признается разъездной. Однако работа, связанная с разъездами, должна носить постоянный характер (письмо Роструда от 12.12.13 № 4209-ТЗ).
Оплата такси
Ситуация . Работникам, чья работа не является разъездной, в течение рабочего дня для встреч с клиентами требуется совершать поездки по городу. Работодатель заключил договор с транспортной компаний. Теперь для поездок работники могут пользоваться услугами такси. Работодатель ведет учет совершенных работниками поездок.
Решение. Законодательство РФ не обязывает работодателя оплачивать проезд работникам, чья работа не носит разъездного характера. Однако в описанной ситуации поездки работников совершаются в целях выполнения трудовых обязанностей и совершаются в интересах работодателя. При таких обстоятельствах оплата такси не должна облагаться взносами на основании подпункта «и» пункта 2 части 1 статьи 9 Закона № 212-ФЗ (даже при условии, что работодатель ведет персонифицированный учет поездок).
Отметим, что судьи разделяют такой подход. Однако в случае спора компания должна быть готова доказать, что работники пользовались такси именно в целях выполнения трудовых обязанностей (определение ВАС РФ от 19.03.14 № ВАС-2662/14).
Нередко организация оплачивает проезд физлицу, которое сотрудничает с ней на основании договора гражданско-правового характера. В этой ситуации страховые взносы на компенсацию стоимости проезда можно не начислять. Но только при условии, что оплата проезда предусмотрена договором подряда и подтверждена документами (письмо Минтруда России от 26.02.14 № 17–3/В-80).
Вопрос:
Работодателем принято решение
оплачивать проезд работникам от места проживания до места работы и обратно, при
этом речь не идет об использовании работниками личного транспорта.
Как
документально с точки зрения трудового законодательства оформить отношения
между работником и работодателем по оплате работникам стоимости проезда от дома
к работе и обратно?
Ответ:
Трудовым кодексом РФ не
установлено обязанности работодателя компенсировать работникам стоимость
проезда работников от места проживания до места работы и обратно. Однако такая
компенсация может быть закреплена в трудовом договоре, коллективном договоре
или локальном нормативном акте, действующем в организации. Условия договоров
или нормы локальных нормативных актов, которыми установлена оплата проезда,
несомненно, улучшают положение работников, следовательно, никоим образом не
нарушают трудовое законодательство (часть вторая ст. 9, часть четвертая ст. 8
ТК РФ). Если выплата такой компенсации закреплена в указанных документах, в
силу части второй ст. 22 ТК РФ оплата проезда работников от места проживания до
места работы и обратно является обязанностью работодателя.
В соответствии с частью четвертой
ст. 57 ТК РФ в трудовом договоре стороны могут оговорить дополнительные
условия, то есть условия, не перечисленные в части второй этой статьи в
качестве обязательных для включения в трудовой договор, при условии, что они не
ухудшают положение работника по сравнению с установленными трудовым
законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы
трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными
актами.
Руководствуясь этой нормой,
работник и работодатель вправе включить в трудовой договор условие об
обязанности работодателя компенсировать работнику расходы проезда от места
проживания на работу и обратно. Стороны вправе определить вид транспорта,
проезд на котором оплачивается работодателем, установить порядок определения
размера компенсации расходов работников на проезд, а также определить ее
максимальный размер, зафиксировать в трудовом договоре порядок выплаты
компенсации расходов работников на проезд, а также другие условия.
В случае если условия об оплате
проезда изначально не были предусмотрены в трудовых договорах с работниками,
стороны могут заключить дополнительные соглашения о включении таких условий в
трудовые договоры. Дополнительные соглашения заключаются в письменной форме с
каждым работником организации в отдельности (ст. 72 ТК РФ).
Согласно статьям 8 и 22 ТК РФ работодатель вправе регулировать трудовые отношения с работниками посредством издания локальных нормативных актов.
Согласно части третьей ст. 8 ТК РФ коллективным договором, соглашениями может быть предусмотрено принятие локальных нормативных актов по согласованию с представительным органом работников. Порядок такого согласования установлен ст. 372 ТК РФ. Если в коллективном договоре соглашении, действующих в организации, предварительное согласование с представительным органом работников не предусмотрено, работодатель вправе самостоятельно разработать положения о компенсации расходов на проезд работников от места проживания до места работы и включить их в уже действующий в организации локальный нормативный акт, либо утвердить отдельный локальный нормативный акт, целиком посвященный вопросам компенсации работникам расходов на проезд. Локальный нормативный акт работодатель принимает или изменяет своим приказом (распоряжением).
С локальными нормативными актами работодатель обязан знакомить работников под роспись, в том случае, когда они непосредственно связаны с их трудовой деятельностью (часть вторая ст. 22 ТК РФ). Четкого критерия, по которому можно было бы отнести тот или иной локальный акт к непосредственно связанному с трудовой деятельностью работника, ТК РФ не содержит. По нашему мнению, к таким актам можно отнести любые локальные нормативные акты, которыми регулируются трудовые отношения с работниками. Так как вопрос компенсации расходов на проезд вытекает из самого факта существования трудовых отношений с данным работодателем, которые возникли между работниками и работодателем на основании трудовых договоров, мы считаем, что работодатель в данном случае обязан ознакомить в соответствии со ст. 22 ТК РФ с локальным нормативным актом, устанавливающим обязанность последнего по оплате расходов работников на проезд. Ознакомление работников должно производиться в обязательном порядке и в случае, когда уже существующий локальный нормативный акт дополняется положениями о компенсации работникам расходов на проезд.
Вновь принимаемого сотрудника работодатель обязан ознакомить под роспись с локальными нормативными актами, непосредственно связанными с его трудовой деятельностью, еще до подписания трудового договора (часть третья ст. 68 ТК РФ). Сроков ознакомления уже работающих сотрудников с принятыми работодателем локальными нормативными актами ТК РФ (с изменениями, внесенными в локальный нормативный акт) не устанавливает.
Отметим также, что работодатель сможет подтвердить факт ознакомления только в том случае, если у него будет иметься письменный документ с росписью работника в ознакомлении.
Материал подготовлен юристами Правового консалтинга ГАРАНТ
Как задать свой вопрос по трудовому праву, можно прочитать
М.Г. Мошкович, юрист
Оплата проезда вахтовикам к месту работы: что с налогами?
Тему статьи предложила Виолетта Высевкова, г. Нижневартовск.
Советские трудовые нормы обязывали работодателей обеспечивать вахтовикам дорогу к месту работы и обратно. Однако сегодня вахтовый метод применяется уже не совсем так, как раньше, в силу чего возникают некоторые сложности с налогообложением, которые мы и будем рассматривать. Кроме того, по просьбе нашей читательницы коснемся специфических проблем с вахтовиками, приезжающими из Украины. Текущая политическая ситуация привела к тому, что до нашей страны им приходится добираться «на перекладных», а именно - через Молдавию или Белоруссию. Да и пункты сбора все время меняются, поскольку неизвестно, как именно в очередной раз работник будет добираться.
Из чего складывается дорога на вахту
Вахтовый метод организации труда применяется в случаях значительного удаления места работы от места жительства работников и (или) места нахождения организаци ист. 297 ТК РФ . Работники, занятые на такой работе, не могут ежедневно возвращаться домой. В период вахты (как правило, это месяц) они живут вблизи объекта, на котором работают, в специально созданном вахтовом поселке, предоставляемом общежитии и т. п., а работодатели оплачивают им проезд к месту работы.
Варианты оплаты проезда могут быть следующими:
- <или> от места сбора до работы и обратно. Место сбора - это место нахождения организации или иное определенное администрацией место, куда работники должны прибыть для дальнейшей отправки на вахту. Доставка работников от места сбора к месту работы и обратно для организации обязательн ап. 2.5 Основных положений, утв. Постановлением Госкомтруда СССР, Секретариата ВЦСПС и Минздрава СССР от 31.12.87 № 794/33-82 (далее - Основные положения); ст. 423 ТК РФ ;
- <или> от места жительства до места сбора (и обратно) и от места сбора до работы (и обратно). Желающих работать на удаленных объектах немного, поэтому организации нередко привлекают иногородних или даже иностранных работников. При этом многие работодатели оплачивают им также дорогу от дома до места сбора. По закону это не обязательно, подобные компенсации прописываются в локальных нормативных актах, коллективных и (или) трудовых договорах.
Оплата работодателем дороги от места жительства когда-то была предусмотрена нормативн оп. 2.5 Основных положений . Сейчас это положение не действуе тРешение ВС от 17.12.99 № ГКПИ 99-924 . Однако, по мнению ВАС, это не означает, что работодатель не вправе компенсировать расходы на проезд от места жительства добровольн о;
- <или> от места жительства до места работы и обратно. Иногда встреча в пункте сбора теряет смысл. Ведь это раньше вахтовый метод был характерен для работы в труднодоступных районах или районах со сложными природными условиями (в частности, Крайнего Севера). То есть работники просто не могли приехать на такой объект самостоятельно. А сейчас в порядке вахты организовываются и обычные виды работ, если это выгодно работодателю. Так, суд, рассматривая спор о недоимке по ЕСН, признал правомерным применение вахтового метода для организации уборки московских улиц приезжими из других регионов Росси иПостановление ФАС МО от 08.07.2008 № КА-А40/6130-08 . В подобных случаях пункт сбора не нужен, работодатели оплачивают сразу путь от дома до работы.
Рассмотрим теперь, как учитывается оплата дороги при налогообложении.
Налогообложение расходов на дорогу
Налог на прибыль
В НК прямо сказано, что затраты на доставку вахтовиков от места жительства (сбора) до места работы и обратно учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацие йподп. 12.1 п. 1 ст. 264 НК РФ . При этом неважно, покупает ли организация билеты сама или компенсирует затраты работникам. Главное, чтобы соответствующая обязанность работодателя была предусмотрена коллективным договоро мподп. 12.1 п. 1 ст. 264 НК РФ ; Письма Минфина от 16.05.2013 № 03-03-06/1/17142 , от 30.06.2011 № 03-03-06/1/384 (п. 2) .
А как быть, если коллективного договора в организации нет? Ведь его наличие не обязательно. Тогда порядок оплаты расходов на доставку нужно отразить в трудовом договоре с вахтовико мПисьмо Минфина от 12.07.2005 № 03-05-02-04/135 .
Таким образом, затраты на проезд организация может учесть в «прибыльных» расходах при любом варианте.
НДФЛ и взносы
Оплату расходов по проезду к месту работы можно рассматривать как компенсацию затрат, связанную с исполнением трудовых обязанносте йст. 164 ТК РФ . Она обязательна для работодателя:
- в части «пункт сбора - вахта» - в силу нормативного акт ап. 2.5 Основных положений ; ст. 423 ТК РФ ;
- в части «дом - пункт сбора» либо «дом - вахта» - в силу локального нормативного акта, коллективного или трудового договора.
Поэтому НДФЛ и страховых взносов (в том числе «несчастных») тут быть не должн оп. 3 ст. 217 НК РФ ; подп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ (далее - Закон № 212-ФЗ); подп. 2 п. 1 ст. 20.2 Закона от 24.07.98 № 125-ФЗ (далее - Закон № 125-ФЗ) .
Однако Минфин высказывал иное мнение. Он считал возможным не облагать только оплату проезда от места сбора, да и то при условии, что работники не имеют возможности добраться то точки назначения самостоятельно (в силу труднодоступности объекта). А оплата дороги от места жительства до места сбора (либо прямо от места жительства до работы) - это доход работника в натуральной форм еПисьма Минфина от 26.02.2013 № 03-04-06/5379 , от 24.04.2008 № 03-04-06-02/41 .
Мы обратились с вопросами к чиновникам, и вот что нам разъяснили.
ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ
Департамент развития социального страхования Минтруда России
“ Страховыми взносами в фонды (в том числе «на травматизм») не облагается только оплата проезда вахтовика от пункта сбора до места выполнения работы. Поскольку такие расходы признаются компенсационными выплатами, установленными ст. 302 ТК РФподп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона № 212-ФЗ ; подп. 2 п. 1 ст. 20.2 Закона № 125-ФЗ . А если организация оплачивает вахтовикам проезд от места жительства до работы и обратно, то на стоимость проезда нужно начислить страховые взнос ып. 1 ст. 7 Закона № 212-ФЗ ; п. 1 ст. 20.1 Закона № 125-ФЗ , так как такой компенсации в ТК не предусмотрено и эта оплата будет рассматриваться как выплата в пользу работника в рамках трудовых отношени й” .
Напомним, что непосредственно оплата проезда от места сбора предусмотрена советскими правилам ип. 2.5 Основных положений . А ст. 302 ТК РФ регулирует порядок выплаты надбавки и иные гарантии за работу вахтовым методом.
ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ
Советник государственной гражданской службы РФ 1 класса
“ Закон не обязывает работодателя обеспечивать и оплачивать проезд вахтовиков от места жительства до места сбора или от места жительства до места выполнения работы. Следовательно, такая оплата либо возмещение работникам стоимости проезда признается доходом работника, полученным в натуральной форм еподп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ . Компенсационной выплатой, не облагаемой НДФЛ, является только оплата проезда от места сбора до места выполнения работ ып. 3 ст. 217 НК РФ ” .
Тем не менее в защиту работодателей недавно выступил ВАСПостановление Президиума ВАС от 08.04.2014 № 16954/13 : дополнительные гарантии и компенсации, установленные в организации, становятся обязательными для работодателя. Поэтому предусмотренные, к примеру, коллективным договором выплаты по возмещению оплаты проезда вахтовиков от дома до пункта сбора и обратно являются компенсационными, не входят в систему оплаты труда и не должны облагаться страховыми взносами. В качестве дополнительного аргумента ВАС сослался на порядок учета таких расходов при налогообложении прибыли. Как мы уже говорили, расходы на доставку сотрудников от места жительства до места работы - это прочие расходы, а не расходы на оплату труда.
Указанный спор касался недоимки по страховым взносам в отношении оплаты проезда вахтовиков к месту работы в районах Крайнего Севера. Однако сформулированная позиция, по сути, универсальна, вы можете ссылаться на нее в случае претензий ФСС по взносам «на травматизм», а также претензий налоговиков по НДФЛ.
Если вахтовик едет из Украины
Все вышесказанное применимо и к организациям, привлекающим на работу вахтовым методом граждан Украины.
Что касается пункта сбора, то он определяется администрацие йп. 2.5 Основных положений , и нигде не сказано, что пункт сбора должен быть один. Поэтому если работник может ехать разными путями, то продумайте все возможные пункты и зафиксируйте их:
- <или> в локальном нормативном акте по работе вахтовым методо мст. 297 ТК РФ ;
- <или> в трудовых договорах с вахтовиками.
Главное, чтобы работник успевал прибыть в пункт сбора в день, обозначенный в графике. Ведь в нем отражается время нахождения в пути от места сбора к месту работы на вахт ест. 301 ТК РФ . А график работы на вахте должен быть:
- согласован с профсоюзом (если он есть в организации) как ЛНАст. 372 ТК РФ ;
- доведен до сведения работников не позднее чем за 2 месяца до введения его в действие.
Следует также отметить некоторый риск для тех организаций, которые оплачивают проезд работников-вахтовиков кружным путем (Украина - Молдавия - Россия или Украина - Белоруссия - Россия). Если стоимость кружного пути будет существенно отличаться от стоимости прямого, то налоговики могут обратить внимание на этот нюанс при выездной проверке.
Как правило, в подобных случаях инспекторам нужен хоть какой-нибудь документ, обосновывающий, почему работник ехал не прямым рейсом, а в обход (справка об отмененных рейсах, о закрытии авиа- или железнодорожного сообщения и т. д.) Если такого документа нет, то стоимость проезда могут исключить из «прибыльных» расходов (исходя из экономической нецелесообразност ип. 1 ст. 252 НК РФ ). В связи с этим можно посоветовать следующее:
- каждый раз берите у работников письменные заявления с объяснениями, почему они выезжали из Украины именно таким путем. Но показывать их налоговикам до поры не нужно, только если возникнут вопросы;
- фиксируйте сведения о стоимости билетов «по прямой» - на случай, если проверяющих не удастся убедить в обоснованности расходов. Тогда настаивайте на том, чтобы из расходов сняли только разницу, а не всю сумму оплаты проезда.
Если вы применяете вахтовый метод, помните, что порядок его применения в организации должен быть урегулирован локальным нормативным актом. И обязательно прописывайте все виды компенсаций вахтовику в коллективном или трудовом договоре.
В правилах внутреннего трудового распорядка нашей организации есть пункт о том, что работник имеет право на доставку от установленного приказом (распоряжением) места сбора работников к месту работы и обратно силами и средствами работодателя или компенсации расходов на оплату проезда к месту работы и обратно в случае наличия технологической особенности производства (удаленности рабочего места и отсутствие альтернативного общественного транспорта. Есть технико-экономический расчет и справки о том, что отсутствуют маршруты общественного транспорта к производственному объекту организации. Один из работников добирается к месту работы на собственном автомобиле. Может ли организация на основании вышеуказанных документов компенсировать работнику затраты на проезд к месту работы и обратно на личном автомобиле, и какие документы необходимы для подтверждения затрат?
Может, но данные расходы не будут учитываться в налоговой базе по налогу на прибыль в силу норм пункта 26 статьи 270 НК РФ . Чтобы учесть подобные затраты, условие о компенсации должно быть прописано помимо всего прочего в трудовом (коллективном) договоре. А поскольку подобное условия прописано только в ПВТР, то расходы учесть не получится.
Однако даже в этом случае есть выход. Достаточно с таким сотрудником заключить договор аренды транспортного средства без экипажа, выплачивая символическую арендную плату и отражая расходы на ГСМ (на основании путевых листов). Подробнее об этом в рекомендациях: Как оплатить и отразить в бухучете аренду личного автомобиля сотрудника , Как учесть при налогообложении расходы на аренду личного автомобиля сотрудника. Организация применяет общую систему налогообложения .
Кроме того, можно договориться с сотрудником и выплачивать ему компенсацию за использование личного имущества. О том, как это сделать рассмотрено в рекомендациях: Как выплатить и отразить в бухучете компенсацию за использование личного автомобиля сотрудника , Как учесть при налогообложении расходы на выплату компенсации за использование личного автомобиля сотрудника. Организация применяет общую систему налогообложения
Обоснование данной позиц ии приведено ниже в материалах Системы Главбух vip -версия
Рекомендация: Как отразить в бухучете и при налогообложении расходы на доставку сотрудников к месту работы и обратно (к местожительству или месту сбора)
Способы доставки сотрудников
Некоторые организации довозят своих сотрудников от местожительства (сбора) до места работы и обратно.
Чтобы доставить сотрудников на работу и обратно, организация может использовать:
- собственные автомобили;
- арендованные автомобили.*
Кроме того, организация может воспользоваться услугами транспортных компаний.
Доставка при вахтовом методе
Подтверждает такую позицию Минфин России в письмах от 30 июня 2011 г. № 03-03-06/1/384 , от 2 февраля 2010 г. № 03-04-06/68 , от 20 августа 2009 г. № 03-04-06-02/60 , от 24 апреля 2008 г. № 03-04-06-02/41 .
Главбух советует: есть аргументы, позволяющие организации не удерживать НДФЛ со стоимости доставки сотрудников от местожительства до пункта сбора и обратно. Они заключаются в следующем.
Вахтовый метод предполагает работу вне места постоянного проживания сотрудников (ч. 1 ст. 297 ТК РФ). При этом работодатель обязан доставить сотрудников к месту вахты любым экономически целесообразным транспортом (п. 2.5 Положений, утвержденных постановлением Госкомтруда СССР, Секретариата ВЦСПС и Минздрава СССР от 31 декабря 1987 г. № 794/33-82). Такая обязанность не ограничивает право организации на самостоятельное определение методов и способов доставки, в том числе от местожительства до пункта сбора. Поэтому расходы на доставку сотрудников от местожительства до места сбора не являются их доходами. Такие выплаты можно рассматривать как законодательно установленные компенсации, связанные с выполнением сотрудником его трудовых обязанностей. А значит, удерживать НДФЛ с компенсации стоимости проезда от местожительства сотрудников до места сбора (и обратно) не нужно (п. 3 ст. 217 НК РФ).
Чтобы подтвердить обоснованность компенсации расходов на проезд от местожительства до пункта сбора (и обратно) и отсутствие у сотрудников доходов при ее получении:
- зафиксируйте выплату такой компенсации во внутренних документах организации (например, в коллективном договоре);
- организуйте проезд сотрудников экономичным транспортом (при использовании общественного транспорта необходимо, чтобы проездной документ был разовым и индивидуальным – это подтвердит его использование только в служебных целях, а не для личных нужд).
В арбитражной практике есть примеры судебных решений, в которых суды признавали правомерными действия организаций, не удержавших НДФЛ с компенсации расходов на проезд сотрудников от местожительства к месту сбора и обратно (см., например, постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 13 февраля 2009 г. № Ф04-482/2009(20348-А81-14) , от 22 ноября 2007 г. № Ф04-7996/2007(40258-А75-7) , от 28 февраля 2007 г. № Ф04-892/2007(31914-А81-42) , Северо-Западного округа от 12 апреля 2006 г. № А05-17066/05-22).
НДФЛ и страховые взносы: невахтовый метод
Ситуация: нужно ли удержать НДФЛ со стоимости доставки сотрудников до места работы и обратно. Организация вахтовый метод не использует, но доставку персонала организует за счет собственных средств
Ответ на этот вопрос зависит от того, могут сотрудники самостоятельно добираться до места работы и обратно общественным транспортом или нет.
Если такой возможности нет, НДФЛ с суммы оплаты проезда не удерживайте. Это связано с тем, что при отсутствии общественного транспорта стоимость проезда сотрудников к месту работы и обратно не является экономической выгодой (доходом) сотрудника (ст. 41 НК РФ). Такого мнения придерживается и Минфин России (письма от 6 марта 2013 г. № 03-04-06/6715 , , ). Аналогичной точки зрения придерживаются суды (см., например, постановления ФАС Восточно-Сибирского округа от 15 июля 2008 г. № А19-13528/07-30-Ф02-3200/2008 , Северо-Западного округа от 18 февраля 2008 г. № А21-3559/2007 , Уральского округа от 29 января 2008 г. № Ф09-9195/07-С2).*
Если сотрудники могут самостоятельно добраться до места работы и обратно общественным транспортом, со стоимости доставки сотрудников необходимо удержать НДФЛ. По мнению контролирующих ведомств, стоимость бесплатной доставки сотрудников по инициативе организации является их доходом, полученным в натуральной форме (письма Минфина России от 12 октября 2011 г. № 03-04-05/6-728 , от 17 июля 2007 г. № 03-04-06-01/247 и ФНС России от 24 сентября 2010 г. № ШС-37-3/11928). Его нужно включить в налоговую базу по НДФЛ (п. 1 ст. 210 , п. 2 ст. 211 НК РФ). Возникновение у сотрудников дохода не зависит от того, предусмотрена их доставка трудовым (коллективным) договором или нет. Удержать налог организация обязана за счет любых денежных выплат в пользу сотрудника (п. 4 ст. 226 НК РФ).
Однако обязанность рассчитать, удержать и перечислить НДФЛ в бюджет возникает у организации, только если она может определить размер дохода, полученного каждым сотрудником (п. 8 информационного письма Президиума ВАС РФ от 21 июня 1999 г. № 42). Таким образом, чтобы удержать НДФЛ, организация должна ежедневно учитывать свои расходы на доставку персонала и распределять их по каждому сотруднику, доставленному на работу в тот или иной день. В письме от 17 июля 2007 г. № 03-04-06-01/247 Минфин России рекомендует определять величину таких доходов исходя из общей стоимости проезда и данных табеля учета рабочего времени (других аналогичных документов).
Исключение из указанного общего случая составляет следующая ситуация. Если организация бесплатно обеспечивает доставку на работу и обратно инвалидов, не имеющих возможности добираться до работы и обратно самостоятельно, такие услуги можно отнести к мерам по реабилитации инвалидов (ст. 9 Закона от 24 ноября 1995 г. № 181-ФЗ). При этом стоимость услуг по реабилитации инвалидов, оплаченных организациями, не облагается НДФЛ (п. 22 ст. 217 НК РФ). Таким образом, обязанность по удержанию НДФЛ при оплате доставки инвалидов до места работы и обратно у организации не возникает. Аналогичный вывод содержится в письме УФНС России по г. Москве от 16 ноября 2007 г. № 28-11/109498 .
Ситуация: нужно ли начислить страховые взносы на стоимость доставки сотрудников до места работы и обратно за счет средств организации. Организация не использует вахтовый метод
Ответ на этот вопрос зависит от того, обусловлена или нет доставка сотрудников к месту работы и обратно технологическими особенностями производства .
Если необходимость доставки обусловлена технологическими особенностями производства (т. е. сотрудники не имеют иной возможности добираться до места работы и обратно), ее нельзя рассматривать в качестве бесплатной услуги, оказанной в интересах сотрудников. При этом не имеет значения, предусмотрена обязанность организации доставлять сотрудников к месту работы и обратно в трудовом (коллективном) договоре или нет. В этом случае стоимость транспортировки не подпадает под признаки сумм, учитываемых в расчетной базе по страховым взносам (ч. 1 ст. 7 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ , ч. 1 ст. 20.1 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ). Следовательно, объекта обложения страховыми взносами в данной ситуации не возникает.*
Если организация осуществляет доставку сотрудников до места работы по своей инициативе в отсутствие технологических особенностей производства, то стоимость доставки включите в расчетную базу по страховым взносам и взносам по страхованию от несчастных случаев и профзаболеваний. Начислите взносы, даже если обязанность организации по доставке сотрудников к месту работы не указана в трудовом (коллективном) договоре. Это объясняется тем, что стоимость услуг по доставке, оказанных исключительно в интересах сотрудников, не поименована в перечне сумм, не облагаемых страховыми взносами. Кроме того, организация осуществляет доставку в рамках трудовых отношений с сотрудником. Такой вывод следует из части 1 статьи 7 и статьи 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ, части 1 статьи 20.1 и статьи 20.2 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ. Правомерность такого подхода подтверждается арбитражной практикой (см. постановление Президиума ВАС РФ от 10 мая 2011 г. № 17950/10). Подробнее о начислении взносов на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование со стоимости услуг, оказанных сотруднику, но не указанных в трудовых договорах, см. На какие выплаты нужно начислить взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование .
ОСНО: вахтовый метод
При вахтовом методе расходы на доставку сотрудников от местожительства или пункта сбора до места работы и обратно можно включить в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией (п. 26 ст. 270 НК РФ).
Из этого правила есть исключение. Так, затраты на доставку сотрудников можно включить в состав расходов при налогообложении прибыли, если они:
- обусловлены технологическими особенностями производства;
- предусмотрены трудовыми (коллективными) договорами.
Ситуация: как для целей налогообложения прибыли обосновать, что расходы на доставку сотрудников к месту работы и обратно обусловлены технологическими особенностями производства
Таким обоснованием могут быть, например:
- удаленность организации от населенных пунктов;
- использование организацией многосменного (непрерывного, ночного) режима работы.
Организация (в частности, из-за вредности производства) может находиться далеко за пределами населенных пунктов. Следствием этого может быть отсутствие маршрутов общественного транспорта между местами постоянного проживания сотрудников и местонахождением организации. Соответственно, в такой ситуации прибыть на работу общественным транспортом сотрудники просто не смогут.
При многосменном режиме время работы общественного транспорта может не совпадать со временем, к которому ряду сотрудников следует явиться на работу. И, если человек трудится ночью или рано утром, он также не будет иметь возможности добраться общественным транспортом.
Поэтому, если организация в силу технологических особенностей работает в непрерывном (ночном) режиме или находится за пределами населенных пунктов, расходы на доставку сотрудников к месту работы и обратно можно учесть при налогообложении прибыли.
Также следует отметить, что условие оплаты проезда сотрудников должно быть предусмотрено трудовым (коллективным) договором.
Аналогичные выводы следуют из писем Минфина России от 31 августа 2012 г. № 03-03-06/1/449 , от 24 ноября 2011 г. № 03-03-06/1/778 , от 20 октября 2011 г. № 03-03-06/1/680 , от 13 ноября 2007 г. № 03-03-06/1/809 , от 11 мая 2006 г. № 03-03-04/1/435 .
Сергей Разгулин,
действительный государственный советник РФ 3-го класса
С уважением,
Павел Зайкин
эксперт Системы Главбух
Ответ утвержден:
Натальей Колосовой
Ведущим экспертом БСС Система Главбух
